Kernpunkte
- Die Konsistenz innerhalb des Dokumentensatzes ist ebenso wichtig wie der Inhalt.
- Prüfen Sie Entwürfe, bevor die Originale ausgestellt werden.
- Weisen Sie jedem Dokument einen Verantwortlichen und einen Prüfer zu.
Fehlermuster
Abweichungen bei Menge oder Beschreibung zwischen Rechnung, Packliste und Transportdokument; Zertifikate, die eine andere Charge nennen; nicht anerkannte ausstellende Behörde; fehlende Bescheinigungen; und Originale, die erst nach der Fracht eintreffen.
Prävention
Eine Verantwortlichkeitsmatrix für Dokumente, obligatorische Vorabkopien als Scan, eine Konsistenzprüfung des gesamten Satzes vor dem Versand und Kurier-Tracking für Originale. Dies ist eher eine Frage der administrativen Disziplin als eine technische Schwierigkeit.
Zu prüfen
- Verantwortlichkeitsmatrix für Dokumente vor dem ersten Versand vereinbart
- Vorabkopien erhalten und auf Konsistenz gegengeprüft
- Kurier-Tracking für Originaldokumente eingerichtet
Zu steuernde Risiken
- Lager- und Liegegelder, die während einer dokumentenbedingten Sperre anfallen
- Ablehnung der Dokumentenvorlage zur Zahlung wegen Abweichungen
- Zertifikatsfehler, der eine Neuausstellung im Ursprungsland erfordert
Häufige Fehler
- Davon auszugehen, dass der Lieferant die Anforderungen des Bestimmungsortes kennt
- Entwürfe nicht zu prüfen, weil die Originale bereits unterwegs sind
- Die Verantwortlichkeit für Dokumente ungeklärt zu lassen
Häufige Fragen
Was ist der häufigste Einzelfehler?
Eine Menge, Beschreibung oder Chargenreferenz, die zwischen den Dokumenten abweicht. Dies löst eine Überprüfung aus, selbst wenn die Fracht an sich vollständig konform ist.
Wie früh sollten Dokumente geprüft werden?
Sobald der jeweilige Entwurf vorliegt. Korrekturen vor der Ausstellung sind unkompliziert; spätere Korrekturen involvieren die Behörde im Ursprungsland und kosten Zeit.
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