Kernpunkte
- Bewahren Sie Aufzeichnungen für die längste anwendbare gesetzliche Frist auf.
- Aufzeichnungen müssen auffindbar sein, nicht nur abgelegt.
- Verknüpfen Sie Dokumente mit der Charge und nicht nur mit dem Lieferantenordner.
Was pro Charge aufzubewahren ist
Bestellung und Spezifikationsversion, Vertrag, Rechnung und Packliste, Transportdokument, Zertifikate, Inspektions- und Probenahmeprotokolle, Ihre eigenen Analysenergebnisse, Wareneingangsbeleg, Abweichungsberichte und jegliche Korrespondenz im Zusammenhang mit Reklamationen.
Auffindbarkeit
Eine Aufbewahrungsrichtlinie ist nur dann effektiv, wenn die vollständige Akte einer bestimmten Charge schnell vorgelegt werden kann. Die Indexierung nach Chargennummer anstelle von Lieferant oder Datum macht Rückverfolgbarkeitsübungen und Rückrufuntersuchungen überhaupt erst durchführbar.
Elektronische Aufzeichnungen
Wenn Aufzeichnungen elektronisch vorliegen, stellen Sie Integritätskontrollen, Backups und die Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist sicher. Formate und Systeme ändern sich oft schneller, als Aufbewahrungsfristen ablaufen.
Zu prüfen
- Schriftliche Aufbewahrungsrichtlinie mit Verweis auf die geltenden gesetzlichen Fristen
- Chargenbasierte Auffindbarkeit durch Übungen getestet
- Backup und Lesbarkeit elektronischer Aufzeichnungen bestätigt
Zu steuernde Risiken
- Unfähigkeit, die Sorgfaltspflicht bei einer behördlichen Inspektion nachzuweisen
- Aufzeichnungen sind zwar vorhanden, aber nicht innerhalb eines nützlichen Zeitrahmens auffindbar
- Elektronische Aufzeichnungen sind nach einem Systemwechsel unlesbar
Häufige Fehler
- Ablage nur nach Lieferant, ohne Chargenindex
- Löschen von Aufzeichnungen am Ende einer Geschäftsbeziehung
- Die Annahme, dass der Spediteur Kopien in Ihrem Namen aufbewahrt
Häufige Fragen
Wie lange sollten Aufzeichnungen aufbewahrt werden?
Für die längste anwendbare Frist aus Futtermittelrecht, Zollrecht und vertraglichen Verjährungsfristen in den jeweiligen Gerichtsbarkeiten.
Sind eingescannte Kopien zulässig?
Für die meisten Zwecke in der Regel ja, obwohl bestimmte Zoll- und behördliche Dokumente Originale erfordern können. Prüfen Sie dies pro Dokumententyp, anstatt eine pauschale Regel anzuwenden.
Weiterführend
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