Kernpunkte
- Zertifikate hängen von Inspektions- und Verladedaten ab, daher folgen sie auf den Versand.
- Vereinbaren Sie, wer jedes Dokument ausstellt, prüft und per Kurier weiterleitet.
- Vorabkopien ermöglichen es, Fehler zu erkennen, bevor die Originale versendet werden.
Die Reihenfolge
Vertrag und Spezifikation, Produktions- und Qualitätsaufzeichnungen, gegebenenfalls Inspektion vor dem Versand, Buchung und Verladung, Ausstellung des Transportdokuments, Ausstellung der Zertifikate auf Basis der Versanddaten und schließlich die Vorlage des Dokumentensatzes.
Vorabkopien
Die Anforderung eingescannter Entwürfe, sobald jedes Dokument erstellt ist, ermöglicht es, Unstimmigkeiten zu korrigieren, solange dies noch kostengünstig ist. Wenn Sie auf das Eintreffen der Originaldokumente per Kurier warten, werden Fehler zum denkbar ungünstigsten Zeitpunkt entdeckt.
Zuweisung von Verantwortlichkeiten
Erfassen Sie für jedes Dokument, wer es erstellt, wer es prüft, was das Akzeptanzkriterium ist und wie es den Käufer erreicht. Eine ungeklärte Verantwortlichkeit ist die häufigste Ursache für ein fehlendes Dokument bei Ankunft.
Zu prüfen
- Matrix der Dokumentenverantwortlichkeit vor der ersten Lieferung vereinbart
- Eingescannte Vorabkopien für jedes Dokument erhalten und geprüft
- Kurier-Sendungsverfolgung für Originaldokumente, sofern Originale erforderlich sind
Zu steuernde Risiken
- Originale, die nach der Ladung eintreffen und die Freigabe verzögern
- Zertifikat ausgestellt mit Daten, die nicht mit dem Transportdokument übereinstimmen
- Kein vereinbarter Korrekturweg, wenn eine Unstimmigkeit festgestellt wird
Häufige Fehler
- Sich darauf zu verlassen, dass der Lieferant bestimmt, welche Dokumente erforderlich sind
- Entwürfe nicht zu prüfen, weil die Originale in Kürze erwartet werden
- Kuriervereinbarungen im Vertrag nicht zu spezifizieren
Häufige Fragen
Warum erfolgen Zertifikate nach der Verladung?
Weil sie sich auf versandspezifische Daten wie Menge, Chargennummern, Container- oder Schiffsdetails beziehen, die erst nach Abschluss der Verladung existieren.
Sind elektronische Dokumente zulässig?
Zunehmend ja, aber die Akzeptanz variiert je nach Dokumentenart und Zielbehörde. Vergewissern Sie sich, bevor Sie davon ausgehen, dass ein elektronisches Original akzeptiert wird.
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