Points clés
- Doit être versionné, daté et formellement approuvé.
- Le bon de commande doit faire référence à la version, pas seulement au nom du produit.
- Les deux parties doivent avoir la même version avant l'expédition.
Structure
Identification et version, description du produit et utilisation prévue, paramètres nutritionnels avec limites et méthodes, limites de contaminants et microbiologiques, exigences physiques et organoleptiques, emballage et marquage, procédure d'échantillonnage et d'acceptation, et durée de conservation avec conditions de stockage.
Contrôle de version
Les modifications doivent être émises comme une nouvelle version avec une date d'entrée en vigueur et communiquées au fournisseur par écrit. Les spécifications non versionnées circulant par e-mail créent des litiges sur les limites applicables à une expédition donnée.
Qui l'approuve?
Approbation technique ou qualité pour les limites et les méthodes, approbation des achats pour les termes commerciaux et d'emballage. Une spécification approuvée par une seule fonction échoue souvent sur l'autre.
À vérifier
- Numéro de version et date d'entrée en vigueur présents sur chaque page
- Accusé de réception écrit du fournisseur de la version actuelle
- Bon de commande faisant référence à la version de la spécification
Risques à maîtriser
- Fournisseur produisant avec une version obsolète
- Deux copies de spécifications contradictoires en circulation
- La spécification omet l'emballage ou la forme physique
Erreurs fréquentes
- Utilisation de la fiche technique du fournisseur comme spécification
- Modification des limites sans émettre de nouvelle version
- Omission des règles d'échantillonnage et d'acceptation du document
Questions fréquentes
À quelle fréquence une spécification doit-elle être révisée?
Dans un cycle défini, et chaque fois que la formulation, la réglementation, l'origine ou les données de réception indiquent qu'une limite ou une méthode doit changer.
Les fournisseurs peuvent-ils proposer des modifications à la spécification?
Oui, et les propositions techniquement éclairées sont précieuses. Le changement doit toujours passer par votre processus d'approbation et être émis comme une version contrôlée.
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