Points clés
- Conservez les enregistrements pendant la période réglementaire applicable la plus longue.
- Les enregistrements doivent être récupérables, pas seulement stockés.
- Lie les documents au lot, pas seulement au dossier du fournisseur.
Que conserver par lot
Bon de commande et version de la spécification, contrat, facture et liste de colisage, document de transport, certificats, registres d'inspection et d'échantillonnage, vos propres résultats analytiques, réception de marchandises, registres d'écarts et correspondance relative à toute réclamation.
Récupérabilité
Une politique de conservation n'est efficace que si le dossier complet d'un lot nommé peut être produit rapidement. L'indexation par numéro de lot plutôt que par fournisseur ou date est ce qui rend possibles les exercices de traçabilité et les enquêtes de rappel.
Enregistrements électroniques
Lorsque les enregistrements sont électroniques, assurez les contrôles d'intégrité, la sauvegarde et la lisibilité pendant la période de conservation. Les formats et les systèmes changent plus rapidement que les périodes de conservation ne s'écoulent.
À vérifier
- Politique de conservation écrite référençant les périodes réglementaires applicables
- Récupération indexée par lot testée par exercice
- Sauvegarde et lisibilité des enregistrements électroniques confirmées
Risques à maîtriser
- Incapacité de prouver la diligence raisonnable lors d'une inspection officielle
- Enregistrements conservés mais non récupérables dans un délai utile
- Enregistrements électroniques illisibles après un changement de système
Erreurs fréquentes
- Archiver uniquement par fournisseur, sans index de lot
- Supprimer les enregistrements à la fin d'une relation commerciale
- Supposer que le transitaire conserve des copies en votre nom
Questions fréquentes
Combien de temps les enregistrements doivent-ils être conservés ?
Pendant la période applicable la plus longue entre la législation sur les aliments pour animaux, la législation douanière et les délais de prescription contractuels dans les juridictions pertinentes.
Les copies numérisées sont-elles acceptables ?
Généralement oui pour la plupart des usages, bien que certains documents douaniers et officiels puissent nécessiter des originaux. Confirmez par type de document plutôt que d'appliquer une règle unique.
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