Wareneingangsprüfung: Was vor der Annahme einer Partie zu prüfen ist

Kurz gefasst

Die Wareneingangsprüfung ist der letzte Zeitpunkt, an dem ein Käufer eine Partie ablehnen, unter Vorbehalt annehmen oder ein Problem kaufmännisch verwertbar dokumentieren kann; sie umfasst eine Dokumentenprüfung, eine physische Inspektion und eine Probenahme, die alle abgeschlossen sein müssen, bevor das Material vermischt wird.

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Häufige Fragen

Was ist, wenn vor dem Entladen keine Zeit für eine Inspektion bleibt?

Vermerken Sie diese Einschränkung auf dem Lieferdokument, ziehen Sie Proben während des Entladens und dokumentieren Sie den Zustand fotografisch. Ein mit Anmerkungen versehenes Dokument sichert Ihre Position weitaus besser als eine vorbehaltlose Unterschrift.

Wer sollte die Wareneingangsprüfung durchführen?

Geschultes Wareneingangspersonal, das nach einer schriftlichen Arbeitsanweisung arbeitet, mit Weiterleitung an das Qualitätsmanagement bei jeglicher Abweichung. Bei hochwertigen oder umstrittenen Ladungen werden unabhängige Gutachter eingesetzt.

Kernpunkte

Prüfen Sie Dokumente vor dem Entladen, nicht danach.
Sobald das Material in ein Silo gelangt oder vermischt wird, ist eine Zurückweisung praktisch nicht mehr möglich.
Fotografieren und protokollieren Sie den Zustand bei der Ankunft bei jeder Lieferung.

Dokumentenprüfung an der Pforte

Bestätigen Sie die Identität der Partie, die Menge, das Vorliegen von Zertifikaten sowie die Übereinstimmung zwischen Transportdokument, Packliste und Analysenzertifikat (CoA). Abweichungen, die vor dem Entladen festgestellt werden, sind verhandelbar; die gleichen Abweichungen, die danach festgestellt werden, sind es in der Regel nicht.

Physische Inspektion

Achten Sie auf die Sauberkeit des Fahrzeugs oder Containers, die Unversehrtheit der Siegel, Geruch, gegebenenfalls Temperatur, Anzeichen von Feuchtigkeit, Verklumpungen, Fremdkörper, Insektenbefall und Verpackungsschäden. Dokumentieren Sie dies mit Fotos und einem datierten Prüfprotokoll.

Probenahme und bedingte Annahme

Ziehen Sie die vertraglich vereinbarte Probe vor der Vermischung. Wenn das Material vor Vorliegen der Ergebnisse verwendet werden muss, wenden Sie eine dokumentierte Regelung zur bedingten Freigabe an, die sicherstellt, dass die Partie in der Produktion identifizierbar bleibt.

Vorgehen

Gleichen Sie die Dokumente vor dem Entladen mit der Bestellung ab.
Überprüfen Sie Siegel, den Zustand des Fahrzeugs und die Unversehrtheit der Verpackung.
Führen Sie die physischen und sensorischen Prüfungen durch und dokumentieren Sie diese mit Fotos.
Ziehen und versiegeln Sie die vertraglich vereinbarten Proben.
Erfassen Sie den Wareneingang mit der Partie des Lieferanten und dem Lagerort.
Geben Sie die Ware gemäß der schriftlichen Vorgabe frei, geben Sie sie bedingt frei oder sperren Sie sie.

Zu prüfen

Die Dokumentation ist vor dem Entladen vollständig und in sich stimmig
Die Siegelnummern wurden mit den Versanddokumenten abgeglichen
Die Probe wurde gezogen und die Partie vor der Vermischung erfasst

Zu steuernde Risiken

Entladung in ein Silo vor der Inspektion, wodurch die Möglichkeit der Zurückweisung entfällt
Beschädigte oder nasse Ladung wird ohne fotografische Dokumentation angenommen
Unstimmigkeiten bei den Siegeln werden bei der Ankunft nicht protokolliert

Häufige Fehler

Annahme nur auf Basis der Packliste während einer Produktionsspitze
Überlassen der Prüfung an das Lagerpersonal ohne schriftliche Arbeitsanweisung
Unterzeichnen von Lieferdokumenten ohne Vorbehalt, wenn die Ladung Schäden aufweist