Points clés
- Mettre en quarantaine physique et dans le système avant de notifier le fournisseur.
- Documenter la déviation avec des preuves d'échantillonnage et des photographies.
- Notifier dans le délai contractuel de réclamation, sous la forme contractuelle.
Contenir d'abord
Ségréger physiquement le lot, le bloquer dans le système d'inventaire et identifier tout matériel déjà libéré en production. Les échecs de confinement transforment un seul lot non conforme en un exercice de traçabilité beaucoup plus large.
Constituer le dossier de preuves
Registres d'échantillonnage, rapport de laboratoire avec références de méthode, photographies, documents de transport et certificat d'analyse. La crédibilité d'une réclamation dépend presque entièrement de la documentation et de la représentativité de l'échantillonnage.
Disposition et cause première
Décider de la disposition selon la procédure écrite, puis rechercher la cause première avec le fournisseur. Une réclamation clôturée avec une note de crédit et sans analyse de la cause première produit généralement la même déviation à nouveau.
Comment procéder
- Mettre le lot en quarantaine physiquement et dans le système d'inventaire.
- Identifier et tracer tout matériel déjà utilisé.
- Rassembler le dossier de preuves, y compris la documentation d'échantillonnage.
- Notifier le fournisseur dans le délai et la forme contractuels.
- Convenir de la disposition et, le cas échéant, soumettre au laboratoire arbitre.
- Clôturer avec la cause première documentée et l'action corrective.
À vérifier
- Quarantaine effective tant physique qu'en termes de système
- Dossier de preuves complet avant la notification
- Notification dans le délai contractuel de réclamation
Risques à maîtriser
- Réclamation prescrite car la notification était tardive
- Échantillon de référence non disponible, laissant le résultat sans support
- Matériel consommé pendant l'enquête, détruisant les preuves
Erreurs fréquentes
- Appeler le fournisseur avant que le dossier de preuves n'existe
- Accepter une note de crédit sans analyse de la cause première
- Libérer du matériel en quarantaine sous la pression de la production
Questions fréquentes
Un lot non conforme peut-il être utilisé un jour ?
Lorsque la déviation est nutritionnelle plutôt que liée à la sécurité, une concession documentée avec reformulation et un ajustement de prix est une pratique courante. Les déviations liées à la sécurité ne doivent pas être résolues par concession.
Quand un laboratoire arbitre doit-il être utilisé ?
Lorsque le résultat du fournisseur et le vôtre entrent en conflit matériellement et que le contrat le prévoit. Soumettre dans le délai contractuel en utilisant l'échantillon scellé.
À lire également
Calculateurs d’alimentation industrielle
Autres calculateursOutils gratuits pour le volume d’aliment, l’eau, le débit d’air et la charge thermique, hypothèses affichées pour justifier vos chiffres.
Besoin de l'appliquer à un achat précis ?
Transmettez votre besoin : nous structurons la spécification, la liste de fournisseurs et le plan de vérification.
Lancer une demande