Kernpunkte
- Sie muss versioniert, datiert und formell genehmigt sein.
- Die Bestellung sollte sich auf die Version beziehen, nicht nur auf den Produktnamen.
- Beide Parteien müssen vor dem Versand über dieselbe Version verfügen.
Aufbau
Identifikation und Version, Produktbeschreibung und Verwendungszweck, Nährstoffparameter mit Grenzwerten und Methoden, mikrobiologische Grenzwerte und solche für Kontaminanten, physikalische und organoleptische Anforderungen, Verpackung und Kennzeichnung, Probenahme- und Annahmeverfahren sowie Haltbarkeit mit Lagerbedingungen.
Versionskontrolle
Änderungen müssen als neue Version mit einem Gültigkeitsdatum herausgegeben und dem Lieferanten schriftlich mitgeteilt werden. Unversionierte Spezifikationen, die per E-Mail im Umlauf sind, führen zu Streitigkeiten darüber, welche Grenzwerte für eine bestimmte Lieferung galten.
Genehmigungsprozess
Technische oder qualitätsbezogene Freigabe für die Grenzwerte und Methoden, Freigabe durch den Einkauf für die kaufmännischen und verpackungsspezifischen Bedingungen. Eine Spezifikation, die nur von einem Funktionsbereich genehmigt wurde, scheitert in der Regel am anderen.
Zu prüfen
- Versionsnummer und Gültigkeitsdatum sind auf jeder Seite vorhanden
- Schriftliche Bestätigung der aktuellen Version durch den Lieferanten
- Bestellung verweist auf die Spezifikationsversion
Zu steuernde Risiken
- Lieferant produziert nach einer veralteten Version
- Zwei widersprüchliche Kopien der Spezifikation sind im Umlauf
- Spezifikation enthält keine Angaben zur Verpackung oder zur physikalischen Form
Häufige Fehler
- Verwendung des Datenblatts des Lieferanten als Spezifikation
- Änderung von Grenzwerten ohne Herausgabe einer neuen Version
- Weglassen von Probenahme- und Annahmeregeln im Dokument
Häufige Fragen
Wie oft sollte eine Spezifikation überprüft werden?
In einem festgelegten Zyklus und immer dann, wenn Rezeptur, Vorschriften, Herkunft oder Wareneingangsdaten darauf hinweisen, dass ein Grenzwert oder eine Methode geändert werden sollte.
Können Lieferanten Änderungen der Spezifikation vorschlagen?
Ja, und technisch fundierte Vorschläge sind wertvoll. Die Änderung muss dennoch Ihren Genehmigungsprozess durchlaufen und als kontrollierte Version herausgegeben werden.
Weiterführend
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