Kernpunkte
- Jeder Parameter erfordert einen Grenzwert, eine Methode, eine Toleranz und eine Feuchtigkeitsbezugsbasis.
- Spezifizieren Sie nur das, was Sie auch überprüfen können und werden.
- Versehen Sie die Spezifikation mit einer Versionsnummer und nehmen Sie diese in den Vertrag auf.
Die vier Elemente eines anwendbaren Parameters
Grenzwert (Minimum, Maximum oder Bereich), Angabe der Analysemethode, Toleranz oder zulässige Wiederholabweichung sowie Bezugsbasis (Originalsubstanz oder Trockensubstanz). Fehlt eines dieser Elemente, entsteht eine Klausel, die bei der Entladung nicht objektiv anwendbar ist.
Spezifizieren Sie, was Sie tatsächlich überprüfen werden
Eine Spezifikation mit dreißig Parametern, von denen im Wareneingang nur fünf getestet werden, vermittelt eine trügerische Sicherheit und führt zu einem nicht durchsetzbaren Vertrag. Stimmen Sie die Spezifikation mit dem Prüfprogramm und dem Leistungsspektrum des Labors ab.
Physikalische Anforderungen und Verpackungsvorgaben
Partikelgröße, Fließfähigkeit, Farbe, Geruch, Fremdbesatz, Verpackungsart, Kennzeichnung und Palettenkonfiguration beeinflussen die Handhabung und sind legitime Bestandteile einer Spezifikation. Dies sind zudem jene Aspekte, die am häufigsten vergessen und über die später am meisten gestritten wird.
Vorgehen
- Listen Sie die für die Rezeptur erforderlichen Nährstoffparameter samt Grenzwerten auf.
- Ordnen Sie jedem Parameter eine eindeutige Analysemethode zu.
- Definieren Sie für jeden Wert die Toleranz und die Feuchtigkeitsbezugsbasis.
- Ergänzen Sie Anforderungen hinsichtlich Kontaminanten sowie mikrobiologische und physikalische Vorgaben.
- Legen Sie Verpackung, Kennzeichnung, Probenahme und das Abnahmeverfahren fest.
- Versehen Sie das Dokument mit Version und Datum, geben Sie es frei und nehmen Sie es anschließend als Referenz in den Vertrag auf.
Zu prüfen
- Jeder Parameter verfügt über Grenzwert, Methode, Toleranz und Bezugsbasis
- Versionsnummer der Spezifikation ist auf der Bestellung vermerkt
- Das Prüfprogramm im Wareneingang stimmt mit den spezifizierten Parametern überein
Zu steuernde Risiken
- Nicht durchsetzbare Klauseln, die erst im Streitfall auffallen
- Unterschiedliche Methoden, die abweichende Ergebnisse für denselben Parameter liefern
- Vollständiges Fehlen physikalischer Anforderungen und Verpackungsvorgaben
Häufige Fehler
- Ein Lieferantendatenblatt wird als Spezifikation in den Vertrag kopiert
- Festlegung von Parametern, die niemand zu prüfen beabsichtigt
- Die Feuchtigkeitsbezugsbasis bleibt unerwähnt
Verwendete Begriffe
- Toleranz
- Die zulässige Abweichung von einem spezifizierten Wert, bevor eine Charge als nicht konform eingestuft wird.
Häufige Fragen
Wie viele Parameter sollte eine Spezifikation enthalten?
All jene, die sich auf die Sicherheit, den Rezepturwert, das Verarbeitungsverhalten oder die Lagerstabilität auswirken – und die Sie auch überprüfen werden. Zusätzliche Parameter erhöhen lediglich den Verwaltungsaufwand, ohne die Sicherheit zu steigern.
Sollten die Toleranzen der Wiederholbarkeit des Labors entsprechen?
Toleranzen sollten die Reproduzierbarkeit der Methode zwischen verschiedenen Laboren berücksichtigen. Andernfalls führen routinemäßige analytische Schwankungen zu Abweichungen, die keine echten Qualitätsmängel darstellen.
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