Points clés
- Les certificats dépendent des données d'inspection et de chargement, ils sont donc émis après l'expédition.
- Convenir de qui émet, vérifie et envoie par courrier chaque document.
- Les copies préliminaires permettent de détecter les erreurs avant que les originaux ne voyagent.
La séquence
Contrat et spécifications, registres de production et de qualité, inspection avant expédition le cas échéant, réservation et chargement, émission du document de transport, émission des certificats basés sur les données d'expédition, et enfin, présentation de l'ensemble des documents.
Copies préliminaires
Demander des brouillons scannés dès que chaque document est produit permet de corriger les divergences tant que le coût est faible. Attendre l'arrivée de l'ensemble original par courrier signifie que les erreurs sont détectées au pire moment possible.
Cartographie des responsabilités
Pour chaque document, enregistrez qui le produit, qui le vérifie, quel est le critère d'acceptation et comment il parvient à l'acheteur. Une responsabilité indéfinie est la cause la plus fréquente du manque d'un document à l'arrivée.
À vérifier
- Matrice des responsabilités des documents convenue avant la première expédition
- Copies scannées préliminaires reçues et vérifiées pour chaque document
- Suivi de courrier pour les documents originaux lorsque des originaux sont requis
Risques à maîtriser
- Les originaux arrivent après la cargaison, retardant la libération
- Certificat émis avec des données incohérentes avec le document de transport
- Pas de voie de correction convenue lorsqu'une divergence est trouvée
Erreurs fréquentes
- Faire confiance au fournisseur pour déterminer les documents requis
- Ne pas vérifier les brouillons car les originaux sont attendus sous peu
- Laisser les accords de messagerie non spécifiés dans le contrat
Questions fréquentes
Pourquoi les certificats sont-ils émis après le chargement ?
Parce qu'ils font référence à des données spécifiques à l'expédition, telles que la quantité, les numéros de lot, les détails du conteneur ou du navire, qui n'existent qu'une fois la cargaison complète.
Les documents électroniques sont-ils acceptables ?
De plus en plus, oui, mais l'acceptation varie selon le type de document et l'autorité de destination. Confirmez avant de supposer qu'un original électronique sera accepté.
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