Puntos clave
- Debe estar versionado, fechado y formalmente aprobado.
- La orden de compra debe hacer referencia a la versión, no solo al nombre del producto.
- Ambas partes deben tener la misma versión antes del envío.
Estructura
Identificación y versión, descripción del producto y uso previsto, parámetros de nutrientes con límites y métodos, límites de contaminantes y microbiológicos, requisitos físicos y organolépticos, empaque y marcado, procedimiento de muestreo y aceptación, y vida útil con condiciones de almacenamiento.
Control de versiones
Los cambios deben emitirse como una nueva versión con una fecha de entrada en vigor y comunicarse al proveedor por escrito. Las especificaciones sin versión circuladas por correo electrónico crean disputas sobre qué límites se aplicaban a un envío determinado.
¿Quién lo aprueba?
Aprobación técnica o de calidad para los límites y métodos, aprobación de compras para los términos comerciales y de empaque. Una especificación aprobada por una sola función suele fallar en la otra.
Qué verificar
- Número de versión y fecha de entrada en vigor presentes en cada página
- Acuse de recibo por escrito del proveedor de la versión actual
- Orden de compra que hace referencia a la versión de la especificación
Riesgos a gestionar
- Proveedor produciendo con una versión obsoleta
- Dos copias de especificaciones contradictorias en circulación
- Especificación omite el empaque o la forma física
Errores frecuentes
- Uso de la hoja de datos del proveedor como especificación
- Cambiar límites sin emitir una nueva versión
- Omitir las reglas de muestreo y aceptación del documento
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia se debe revisar una especificación?
En un ciclo definido, y siempre que la formulación, la regulación, el origen o los datos de recepción indiquen que un límite o método debe cambiar.
¿Pueden los proveedores proponer cambios en la especificación?
Sí, y las propuestas técnicamente informadas son valiosas. El cambio aún debe pasar por su proceso de aprobación y emitirse como una versión controlada.
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