Puntos clave
- Poner en cuarentena física y en el sistema antes de notificar al proveedor.
- Documentar la desviación con pruebas de muestreo y fotografías.
- Notificar dentro del plazo contractual de reclamación, en la forma contractual.
Contener primero
Segregar físicamente el lote, bloquearlo en el sistema de inventario e identificar cualquier material ya liberado en producción. Las fallas de contención convierten un solo lote no conforme en un ejercicio de trazabilidad mucho más amplio.
Construir el archivo de evidencia
Registros de muestreo, informe de laboratorio con referencias de método, fotografías, documentos de transporte y el certificado de análisis. La credibilidad de una reclamación depende casi por completo de si el muestreo fue documentado y representativo.
Disposición y causa raíz
Decidir la disposición según el procedimiento escrito, luego buscar la causa raíz con el proveedor. Una reclamación cerrada con una nota de crédito y sin análisis de causa raíz generalmente produce la misma desviación nuevamente.
Cómo hacerlo
- Poner en cuarentena el lote físicamente y en el sistema de inventario.
- Identificar y rastrear cualquier material ya utilizado.
- Reunir el archivo de evidencia, incluida la documentación de muestreo.
- Notificar al proveedor dentro del plazo y la forma contractual.
- Acordar la disposición y, cuando sea relevante, remitir al laboratorio árbitro.
- Cerrar con la causa raíz documentada y la acción correctiva.
Qué verificar
- Cuarentena efectiva tanto física como en términos de sistema
- Archivo de evidencia completo antes de la notificación
- Notificación dentro del plazo contractual de reclamación
Riesgos a gestionar
- Reclamación prescrita porque la notificación fue tardía
- Muestra de retención no disponible, dejando el resultado sin respaldo
- Material consumido durante la investigación, destruyendo evidencia
Errores frecuentes
- Llamar al proveedor antes de que exista el archivo de evidencia
- Aceptar una nota de crédito sin análisis de causa raíz
- Liberar material en cuarentena bajo presión de producción
Preguntas frecuentes
¿Se puede usar alguna vez un lote no conforme?
Cuando la desviación es nutricional en lugar de relacionada con la seguridad, una concesión documentada con reformulación y un ajuste de precio es una práctica común. Las desviaciones relacionadas con la seguridad no deben resolverse por concesión.
¿Cuándo debe usarse un laboratorio árbitro?
Cuando el resultado del proveedor y el suyo entran en conflicto materialmente y el contrato lo prevé. Remitir dentro del plazo contractual utilizando la muestra sellada.
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