Puntos clave
- Conserve los registros durante el periodo reglamentario aplicable más largo.
- Los registros deben ser recuperables, no meramente almacenados.
- Vincule los documentos al lote, no solo a la carpeta del proveedor.
Qué conservar por lote
Orden de compra y versión de la especificación, contrato, factura y lista de empaque, documento de transporte, certificados, registros de inspección y muestreo, sus propios resultados analíticos, recepción de mercancías, registros de desviaciones y correspondencia relacionada con cualquier reclamación.
Recuperabilidad
Una política de conservación solo es efectiva si el archivo completo de un lote nombrado puede producirse rápidamente. La indexación por número de lote en lugar de por proveedor o fecha es lo que hace factibles los ejercicios de trazabilidad y las investigaciones de retirada.
Registros electrónicos
Cuando los registros son electrónicos, asegure los controles de integridad, la copia de seguridad y la legibilidad durante el periodo de conservación. Los formatos y sistemas cambian más rápido de lo que transcurren los periodos de conservación.
Qué verificar
- Política de conservación escrita que referencia los periodos reglamentarios aplicables
- Recuperación indexada por lote probada mediante ejercicio
- Copia de seguridad y legibilidad de los registros electrónicos confirmadas
Riesgos a gestionar
- Incapacidad de evidenciar la debida diligencia durante una inspección oficial
- Registros conservados pero no recuperables dentro de un plazo útil
- Registros electrónicos ilegibles después de un cambio de sistema
Errores frecuentes
- Archivar solo por proveedor, sin un índice de lote
- Eliminar registros al finalizar una relación comercial
- Asumir que el transitario conserva copias en su nombre
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo deben conservarse los registros?
Durante el periodo aplicable más largo entre la ley de piensos, la ley aduanera y los plazos de prescripción contractuales en las jurisdicciones relevantes.
¿Son aceptables las copias escaneadas?
Generalmente sí para la mayoría de los propósitos, aunque ciertos documentos aduaneros y oficiales pueden requerir originales. Confirme por tipo de documento en lugar de aplicar una regla única.
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¿Necesita aplicarlo a una compra concreta?
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