الاحتفاظ بالمستندات ومسار التدقيق الخاص بالمشتريات

باختصار

مسار التدقيق هو مجموعة السجلات التي تتيح لك، بعد أشهر أو سنوات، إعادة بناء صورة كاملة لما تم شراؤه، ومن أي مورد، ووفقاً لأي مواصفات، وما هي إجراءات التحقق والحيود التي طرأت — مع الإشارة إلى أن فترات الاحتفاظ بالمستندات تحددها اللوائح التنظيمية، وليس الملاءمة الشخصية.

كيف تعمل مشتريات الأعلاف ←اطلب عرض سعر ←

الأسئلة الشائعة

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

لأطول فترة معمول بها وفقاً لقانون الأعلاف، وقانون الجمارك، وفترات التقادم التعاقدية في السلطات القضائية ذات الصلة.

هل النسخ الممسوحة ضوئياً مقبولة؟

نعم عادةً لمعظم الأغراض، على الرغم من أن بعض المستندات الجمركية والرسمية قد تتطلب النسخ الأصلية. تأكد من كل نوع مستند على حدة بدلاً من تطبيق قاعدة واحدة على الجميع.

النقاط الرئيسية

الاحتفاظ بالسجلات لأطول فترة تنظيمية معمول بها.
يجب أن تكون السجلات قابلة للاسترجاع، وليس مجرد تخزينها.
ربط المستندات برقم التشغيلة (اللوط)، وليس فقط بملف المورد.

ما يجب الاحتفاظ به لكل تشغيلة

أمر الشراء ونسخة المواصفات، العقد، الفاتورة وقائمة التعبئة، مستندات النقل، الشهادات، سجلات الفحص وأخذ العينات، نتائج التحليل الخاصة بك، إيصال استلام البضائع، سجلات الحيود، والمراسلات المتعلقة بأي مطالبة.

قابلية الاسترجاع

لا تكون سياسة الاحتفاظ بالمستندات فعالة إلا إذا كان بالإمكان تقديم الملف الكامل لتشغيلة معينة بسرعة. إن الفهرسة برقم التشغيلة بدلاً من المورد أو التاريخ هي ما يجعل عمليات التتبع وتحقيقات استدعاء المنتجات أمراً ممكناً.

السجلات الإلكترونية

عندما تكون السجلات إلكترونية، يجب ضمان ضوابط سلامة البيانات، والنسخ الاحتياطي، وقابلية القراءة طوال فترة الاحتفاظ. حيث تتغير التنسيقات والأنظمة بوتيرة أسرع من انقضاء فترات الاحتفاظ.